ЗАТВЕРДЖЕНО Розпорядження голови облдержадміністрації 20.10.2016 № 342

Порядок
формування справ внутрішнього аудиту, їх зберігання, використання, знищення та передачі

І. Загальні положення

1. Порядок формування справ внутрішнього аудиту, їх зберігання, використання, знищення та передачі (далі – Порядок) розроблено відповідно до Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 04.10.2011 № 1247 (далі – Стандарти), зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 20.10.2011 за № 1219/19957, Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 №1242 (далі – Типова інструкція), Порядку організації та проведення внутрішнього аудиту у Житомирській облдержадміністрації, її структурних підрозділах, затвердженого розпорядженням голови обласної державної адміністрації від 09.06.2016 №174 (далі – Порядок організації та проведення внутрішнього аудиту).

2. Дія Порядку поширюється на відносини, що виникають у зв’язку із виконанням відділом внутрішнього аудиту Житомирської обласної державної адміністрації (далі – відділ внутрішнього аудиту) функцій внутрішнього аудиту.

3. Питання формування справ внутрішнього аудиту, їх зберігання, використання, знищення та передачі регулюються Стандартами, Типовою інструкцією, Порядком організації та проведення внутрішнього аудиту та цим Порядком.

4. У цьому Порядку терміни «матеріали справи», «робочі документи», «офіційний документ», «аудиторський звіт», «копія документа», «керівник установи», «Відділ внутрішнього аудиту» вживаються у значеннях, що застосовуються у Стандартах, Типовій інструкції та Порядку організації та проведення внутрішнього аудиту. 

ІІ. Формування справ внутрішнього аудиту

1. Справи формуються членами аудиторської групи не пізніше 20-ти робочих днів після дати підписання відповідальними за діяльність об’єкта внутрішнього аудиту аудиторського звіту щодо ознайомлення з ним (або відмови від підпису), а у разі надходження коментарів – не пізніше 5-ти робочих днів після направлення висновку на них.

Справа вважається сформованою в день підписання її внутрішнього опису начальником відділу внутрішнього аудиту Житомирської облдержадміністрації (далі – начальником відділу).
У подальшому сформована справа доповнюється документами у міру їх складання (надходження) за результатами реалізації матеріалів внутрішнього аудиту.

2. Документальне оформлення внутрішнього аудиту складається з двох видів документів – робочих та офіційних.
Офіційним документом є аудиторський звіт – документ, складений за результатами внутрішнього аудиту, який містить відомості про хід внутрішнього аудиту, стан системи внутрішнього контролю, аудиторський висновок. До аудиторського звіту додаються рекомендації щодо удосконалення діяльності установи залежно від характеру виявлених проблем.
Робочі документи – це записи (форми, таблиці), за допомогою яких працівник підрозділу внутрішнього аудиту фіксує проведені прийоми та процедури внутрішнього аудиту, тести, отриману інформацію і відповідні висновки, які здійснюються під час його проведення.

3. Включення до матеріалів справи внутрішнього аудиту інформації та документів, що не мають відношення до об’єкта аудиту, не допускається.

4. Матеріали справи складаються відповідно до структури справи за результатами внутрішнього аудиту (додаток 1), групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку, а саме: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

5. Кожна папка справи повинна мати титульний аркуш (додаток 3) та внутрішній опис.

6. Внутрішній опис справи складається згідно із додатком 2 на кожну окрему папку та загальний опис, який долучається в останню папку справи.

7. Всі аркуші остаточно сформованої справи, крім аркушів внутрішнього опису, нумеруються арабськими цифрами наскрізною нумерацією, починаючи з останнього аркуша тому, в правому верхньому куті простим м’яким олівцем. Застосування чорнила, пасти або кольорових олівців для нумерації аркушів забороняється.
Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

8. У разі виникнення необхідності перенумерації аркушів справи (включення додаткових документів, їх виключення тощо) попередній номер аркуша закреслюється правобічною похилою рискою і поряд ставиться новий його номер.

9. У разі якщо справа складається з кількох томів, аркуші кожного тому нумеруються окремо.

10. Кожний том справи за обсягом не повинен перевищувати 250-ти аркушів (30 – 40 міліметрів завтовшки).
У разі перевищення зазначеного обсягу аркушів у томі, внаслідок долучення додаткових документів, формується новий том справи з літерною нумерацією (наприклад, том № 1-а).

11. Під час долучення додаткових документів до сформованої справи вносяться такі зміни до загального опису справи та внутрішніх описів томів справи:
у разі необхідності внесення змін у кінцевих графах внутрішнього опису у його «Примітці» зазначається дата, посада, прізвище та ініціали, проставляється підпис особи, що внесла такі дані;
у разі внесення значної кількості змін до внутрішнього опису друкується йому на заміну новий внутрішній опис;
у разі внесення змін до внутрішнього опису тому справи обов’язково вносяться зміни у загальний опис справи або друкується новий опис.

12. Оформлення кожної справи (окремого тому справи) здійснюється у спеціальний швидкозшивач з обкладинкою встановленого зразка, наведеного в додатку 3 до цього Порядку.

ІІІ. Зберігання, використання, знищення та передача справ внутрішнього аудиту

1. Термін зберігання справ внутрішнього аудиту відділу внутрішнього аудиту облдержадміністрації встановлено номенклатурою, сформованою та затвердженою згідно з вимогами Типової інструкції.

2. Переміщення справ внутрішнього аудиту, надання їх на ознайомлення стороннім особам без дозволу голови облдержадміністрації не допускається, інакше ніж у випадках встановлених законодавством.
Виготовлення копій документів, які зберігаються у справах внутрішнього аудиту, проводиться із дозволу голови облдержадміністрації у порядку, визначеному Типовою інструкцією.

3. За дорученням голови облдержадміністрації начальник відділу забезпечує інформування та/або передачу матеріалів справ внутрішнього аудиту до правоохоронних органів відповідно до законодавства.

4. Передавання справ внутрішнього аудиту до архіву облдержадміністрації здійснюється із дотриманням вимог Типової інструкції в частині передачі справ до архіву.

5. Начальник відділу відповідає за збереження, передачу до архіву і знищення справ внутрішніх аудитів.

6. У разі звільнення начальника відділу, справи, які зберігаються за місцем розміщення відділу внутрішнього аудиту, передаються за актом іншій посадовій особі відділу внутрішнього аудиту або комісії, створеній головою облдержадміністрації.