ЗАТВЕРДЖЕНО Розпорядження голови обласної державної адміністрації 22.12.2016 № 436

ПОЛОЖЕННЯ
про відділ внутрішнього аудиту Житомирської обласної державної адміністрації
(нова редакція)

І. Загальні положення

1. Відділ внутрішнього аудиту Житомирської обласної державної адміністрації (далі – відділ) утворюється головою облдержадміністрації, входить до її складу та безпосередньо підпорядкований і підзвітний голові облдержадміністрації.

2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Бюджетним кодексом України, Порядком утворення структурних підрозділів внутрішнього аудиту та проведення такого аудиту в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, їх територіальних органах та бюджетних установах, які належать до сфери управління міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28.09.2011 № 1001 (далі – Порядок), Стандартами внутрішнього аудиту, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 04.10.2011 № 1247, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20.10.2011 за № 1219/19957 (далі – Стандарти), Кодексом етики працівників підрозділу внутрішнього аудиту, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 29.09.2011 № 1217, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17.10.2011 за № 1195/19933 (далі – Кодекс етики), розпорядженнями голови облдержадміністрації та цим Положенням.

3. Відділ є організаційно та функціонально незалежний від втручання третіх осіб, що забезпечується шляхом:

1). Затвердження головою облдержадміністрації цього Положення та піврічних планів діяльності з внутрішнього аудиту.

2). Інформування начальником відділу голови облдержадміністрації про стан виконання піврічних планів діяльності внутрішнього аудиту та інших завдань, а також про наявність обмежень в проведенні внутрішнього аудиту чи ресурсах.

3). Недопущення виконання працівниками відділу функцій, не пов’язаних із здійсненням внутрішнього аудиту.

4. Відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє із структурними підрозділами облдержадміністрації, іншими державними органами, підприємствами, установами та організаціями з питань проведення внутрішнього аудиту.

5. Голова облдержадміністрації забезпечує вжиття заходів щодо запобігання неправомірному втручанню третіх осіб у планування і проведення внутрішнього аудиту та підготовку звіту про його результати.

ІІ. Основні завдання і функції відділу

1. Основним завданням відділу є надання голові облдержадміністрації об’єктивних і незалежних висновків та рекомендацій щодо:

1). Функціонування системи внутрішнього контролю в облдержадміністрації та її удосконалення.

2). Удосконалення системи управління в облдержадміністрації, її структурних підрозділах.

3). Запобігання фактам незаконного, неефективного та нерезультативного використання бюджетних коштів,

4). Запобігання у виникненні помилок чи інших недоліків у діяльності структурних підрозділів облдержадміністрації.

2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1). Проводить оцінку щодо:

• ефективності функціонування системи внутрішнього контролю в структурних підрозділах облдержадміністрації;
• ступеня виконання і досягнення цілей, визначених у стратегічних і річних планах діяльності, бюджетних програмах;
• ефективності планування і виконання бюджетних програм та результатів їх виконання;
• якості надання адміністративних послуг та виконання контрольно – наглядових функцій, завдань, визначених актами законодавства;
• стану збереження активів та інформації; 
• стану управління державним майном; 
• правильності ведення бухгалтерського обліку та достовірності фінансової і бюджетної звітності; 
• ризиків, які негативно впливають на виконання завдань і функцій структурних підрозділів облдержадміністрації.

2). Проводить за дорученням голови облдержадміністрації аналіз проектів розпоряджень та інших документів, пов’язаних з використанням бюджетних коштів, для забезпечення їх цільового та ефективного використання.

3). Планує, організовує та проводить внутрішні аудити, документує їх результати, готує аудиторські звіти, висновки та рекомендації, також здійснює моніторинг врахування рекомендацій.

4). Подає голові облдержадміністрації аудиторські звіти і рекомендації для прийняття ним відповідних управлінських рішень.

5). Надає допомогу структурним підрозділам облдержадміністрації у запровадженні внутрішнього контролю, управлінської підзвітності та діяльності з управління ризиками в облдержадміністрації шляхом методологічної підтримки у цьому напрямі, здійснення роз’яснювальної роботи з організації внутрішнього контролю, запровадженні принципів управлінської підзвітності та здійснення діяльності з управління ризиками (їх ідентифікації, оцінки, визначення способів реагування на ризики, формування заходів контролю з метою зменшення впливу ризиків на досягнення мети, цілей діяльності облдержадміністрації).

6). Звітує перед головою облдержадміністрації і Державною аудиторською службою України (далі – Держаудитслужба) про результати діяльності відділу відповідно до вимог Порядку та Стандартів.

7). Виконує інші функції відповідно до його компетенції.

ІІІ. Основні права та обов’язки відділу

1. Відділ відповідно до визначених основних завдань має право:

1). Розробляти та затверджувати внутрішні документи з питань внутрішнього аудиту в облдержадміністрації, її структурних підрозділах.

2). Застосовувати при плануванні проведення внутрішнього аудиту систему управління ризиками, що застосовується в облдержадміністрації, її структурних підрозділах, а у разі її відсутності – власне судження про ризики в діяльності облдержадміністрації, її структурних підрозділах, після консультацій, проведених з керівництвом та посадовими особами облдержадміністрації, її структурних підрозділів, які безпосередньо відповідають за функції, процеси, що охоплюються внутрішнім аудитом.

3). Ініціювати перед головою облдержадміністрації залучення до проведення внутрішнього аудиту експертів інших державних органів, підприємств, установ та організацій за письмовим погодженням з керівником органу, в якому працює цей експерт.

4). Під час здійснення діяльності з внутрішнього аудиту проводити анкетування, опитування, інтерв’ювання працівників облдержадміністрації, її структурних підрозділів, за їх згодою.

5). Готувати запити на отримання у встановленому порядку від структурних підрозділів облдержадміністрації, державних органів, підприємств, установ та організацій, громадських об’єднань інформацію, документи та матеріали з питань внутрішнього аудиту.

6). Одержувати в установленому законодавством порядку від структурних підрозділів облдержадміністрації, інших державних органів, підприємств, установ та організацій інформацію, документи і матеріали з питань внутрішнього аудиту.

7). У разі надходження звернень від органів державної влади та/або правоохоронних органів за дорученням голови облдержадміністрації надавати інформацію про результати внутрішнього аудиту з дотриманням вимог законодавства та внутрішніх документів з питань проведення внутрішнього аудиту в структурних підрозділах облдержадміністрації, щодо розголошення інформації з обмеженим доступом та конфіденційної інформації. У разі відсутності запитуваної інформації про це повідомляти органи державної влади та/або правоохоронні органи.

За дорученням голови облдержадміністрації надавати службову інформацію та документи структурним підрозділам облдержадміністрації.

8). Використовувати всю інформацію загального користування, а в окремих випадках інформацію з обмеженим доступом і для службового користування, яка є в розпорядженні структурних підрозділів облдержадміністрації, що необхідна для виконання завдань, покладених на відділ, а також інформаційні бази, засоби зв’язку та комунікацій, інші технічні та інформаційні засоби.

9). За дорученням голови облдержадміністрації представляти інтереси відділу у взаємовідносинах із структурними підрозділами облдержадміністрації, іншими державними органами, у тому числі правоохоронними, підприємствами, установами та організаціями, науковими та міжнародними організаціями.

2. Обов’язки спеціалістів відділу:

1). Працівниками відділу постійно удосконалювати свої знання, підвищувати кваліфікацію, у тому числі шляхом самоосвіти.

2). Складати та вести базу даних, яка містить інформацію щодо об’єктів внутрішнього аудиту.

3). Визначати та подавати на затвердження голові облдержадміністрації періодичність та інші критерії відбору об’єктів для проведення планових внутрішніх аудитів.

4). Формувати піврічні плани діяльності з внутрішнього аудиту на підставі оцінки ризиків у діяльності структурних підрозділів облдержадміністрації, а також з урахуванням резерву робочого часу на проведення позапланових внутрішніх аудитів, який розраховується залежно від специфіки діяльності установи, але не більше 25 відсотків робочого часу, призначеного на проведення внутрішніх аудитів.

5). Погоджувати піврічні плани діяльності з внутрішнього аудиту з Держаудитслужбою до їх затвердження головою облдержадміністрації.

6). Подавати на затвердження голови облдержадміністрації піврічні плани діяльності з внутрішнього аудиту не пізніше ніж 15 червня та 15 грудня щороку. У разі необхідності вносити зміни до плану діяльності з внутрішнього аудиту в порядку його затвердження.

7). Проводити планові та позапланові внутрішні аудити на об’єктах внутрішнього аудиту за напрямами, визначеними Стандартами.

8). Проводити повторні внутрішні аудити для перевірки фактів, викладених у скаргах на дії працівників відділу (у разі їх надходження до облдержадміністрації), якщо за результатами розгляду скарги облдержадміністрацією встановлено факт невідповідності офіційної документації, складеної за результатами внутрішнього аудиту, дійсному стану справ та/або порушення працівником відділу внутрішнього аудиту законодавства, в тому числі Стандартів, що вплинуло на об’єктивність висновків. Повторні внутрішні аудити проводяться працівниками відділу, які не брали участі у попередніх внутрішніх аудитах з тих самих питань.

9). Проводити моніторинг виконання (врахування) рекомендацій за результатами проведення внутрішнього аудиту, а також заходів щодо усунення виявлених Держаудитслужбою порушень та недоліків, установлених за результатами зовнішньої оцінки якості внутрішнього аудиту.

10). Звітувати раз на півріччя в терміни, визначені головою облдержадміністрації (але не пізніше 20 січня та 20 липня), у письмовій формі перед головою облдержадміністрації та Держаудитслужбою про результати діяльності відділу за формою, встановленою наказом Міністерства фінансів України від 27.03.2014 № 347.

11). Результати внутрішнього аудиту 1 раз на півріччя (рік) розглядаються на засіданні колегії облдержадміністрації. В межах повноважень здійснювати моніторинг стану виконання прийнятих на засіданні колегій рішень із зазначених питань.

12). У разі виявлення відділом під час проведення внутрішнього аудиту ознак шахрайства, корупційних діянь або нецільового використання бюджетних коштів, марнотратства, зловживання службовим становищем, порушень фінансово-бюджетної дисципліни, які призвели до втрат чи збитків та/або які мають ознаки злочину, начальник відділу письмово інформує голову облдержадміністрації про необхідність інформування правоохоронних органів про такі факти або передачі їм матеріалів внутрішнього аудиту.

13). Письмово інформувати Держаудитслужбу про виникнення обставин, які перешкоджають проведенню відділом їх обов’язків, втручання у діяльність відділу посадових або інших осіб облдержадміністрації, для дослідження нею зазначених обставин та вжиття заходів відповідно до законодавства.

ІV. Начальник відділу

1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою облдержадміністрації в установленому законодавством порядку.
На посаду начальника відділу призначається особа, яка має економічну або юридичну вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра або спеціаліста та стаж роботи на керівних посадах на державній службі за фахом не менш як п’ять років.

Начальник відділу підпорядковується і звітує безпосередньо перед головою облдержадміністрації. За рішенням голови облдержадміністрації може входити до складу колегії (інших дорадчих органів) облдержадміністрації та брати участь у їх роботі.

2. Начальник відділу забезпечує:

1). Планування, організацію та проведення внутрішнього аудиту у відповідності з вимогами Порядку, Стандартів та Кодексу етики.

2). Під час розроблення бюджетних запитів, проектів кошторисів, фінансових планів і штатних розписів підготовку та подання голові облдержадміністрації пропозицій з обґрунтованими розрахунками потреби в ресурсах для забезпечення виконання відділом планів роботи.

3). Для ефективного використання трудових ресурсів визначення необхідних обсягів часу на проведення всіх внутрішніх аудитів та завантаженості працівників відділу для проведення внутрішніх аудитів, подання їх на затвердження голові облдержадміністрації.

4). Після погодження піврічного плану діяльності з внутрішнього аудиту з Держаудитслужбою подання його на розгляд і затвердження голові облдержадміністрації, не пізніше ніж за 15 календарних днів до початку наступного планового періоду, з інформацією про ресурси, необхідні для їх виконання, у тому числі про істотні зміни в планах, які мали місце впродовж планового періоду.

У разі обмеження відділу у ресурсах письмове інформування про це голови облдержадміністрації із зазначенням наслідків таких обмежень та подання відповідних пропозицій щодо вирішення зазначеного питання.

5). Визначення складу аудиторської групи, який повинен відповідати характеру й ступеню складності кожного внутрішнього аудиту, а також обмеженням в термінах і трудових ресурсах.

6). Підписання програми внутрішнього аудиту та подання її на затвердження голові облдержадміністрації до початку її виконання.

7). Проведення планових та позапланових внутрішніх аудитів на об’єктах внутрішнього аудиту за напрямами, що визначені у Стандартах, та у відповідності до порядку, визначеного внутрішніми документами облдержадміністрації з питань проведення внутрішнього аудиту.

8). Подання голові облдержадміністрації аудиторських звітів.

9). Організацію здійснення моніторингу результатів впровадження рекомендацій за наслідками проведених внутрішніх аудитів (встановлення вимог у внутрішніх документах з питань проведення внутрішнього аудиту) для впевнення в тому, що відповідальні за діяльність розпочали ефективні дії, спрямовані на їх виконання, або керівник об’єкта аудиту взяв на себе ризик невиконання таких рекомендацій.

10). Підготовку та своєчасне подання звіту про результати діяльності відділу або зведеного звіту за формою, встановленою наказом Міністерства фінансів України від 27.03.2014 № 347, подання його голові облдержадміністрації та Держаудитслужбі у визначені терміни (не пізніше 20 січня та 20 липня).

11). Здійснення заходів щодо усунення виявлених Держаудитслужбою порушень і недоліків, установлених за результатами зовнішньої оцінки якості внутрішнього аудиту.

12). Збереження, передачу до архіву і знищення справ внутрішніх аудитів. Передачу справ за актом іншій посадовій особі відділу або комісії, призначеній головою облдержадміністрації, у разі звільнення начальника відділу.

Розробку та затвердження розпорядженням голови облдержадміністрації порядку формування справ внутрішнього аудиту, їх зберігання, використання, знищення та передачі у разі звільнення начальника відділу з урахуванням вимог законодавства.

13). Розробку у внутрішніх документах з питань проведення внутрішнього аудиту вимог щодо надання інформації про результати внутрішнього аудиту за зверненням від органів державної влади з дотриманням норм Порядку та Стандартів.

14). У разі надходження звернення від Держаудитслужби підготовку інформації про результати внутрішнього аудиту та інших відомостей, що стосуються його проведення, для подання голові облдержадміністрації та направлення Держаудитслужбі протягом 10 робочих днів з дня надходження такого звернення.

15). Здійснення оцінки якості внутрішнього аудиту, моніторингу діяльності з внутрішнього аудиту та інформування голови облдержадміністрації про їх результати.

16). Щорічне складання програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту, її підписання та затвердження головою облдержадміністрації, забезпечення її виконання.

17). У разі наявності підрозділів внутрішнього аудиту у структурних підрозділах облдержадміністрації, координацію їх діяльності, а також надання пропозицій щодо забезпечення належної якості проведення внутрішнього аудиту такими підрозділами.

18). Інформування голови облдержадміністрації про сфери діяльності установи, в якій вони працювали на керівних посадах або працюють (працювали у період, який охоплюється внутрішнім аудитом) його близькі особи, для прийняття ним рішення про можливість проведення ним внутрішнього аудиту у зазначених сферах діяльності установи.

3. Завдання, обов’язки та повноваження начальника відділу:

1). Розробляє Положення про відділ та подає його на затвердження голові облдержадміністрації.

2). Розподіляє обов’язки між працівниками відділу та затверджує Посадові інструкції.

3). Здійснює керівництво діяльністю відділу, розподіл обов’язків між працівниками відділу, контролює їх роботу.

4). У межах наданих повноважень визначає політику та стратегію діяльності відділу.

5). Контролює виконання завдань, покладених на відділ, згідно з вимогами нормативно-правових актів у сфері внутрішнього аудиту та внутрішніх розпорядчих документів облдержадміністрації.

6). Здійснює аналіз стану і тенденції розвитку внутрішнього аудиту та приймає відповідні рішення щодо усунення недоліків і закріплення позитивних тенденцій.

7). Організовує, регулює та контролює своєчасний та якісний розгляд працівниками відділу звернень громадян, громадських об’єднань, державних і недержавних підприємств, установ та організацій, державних органів з питань, які стосуються діяльності відділу, а також готує за результатами їх аналізу відповідні пропозиції, які вносить на розгляд голові облдержадміністрації.

8). Планує, регулює та контролює ефективну взаємодію відділу з Держаудитслужбою, іншими державними органами, підприємствами, установами та організаціями, громадськими об’єднаннями та науковими організаціями при розв’язанні питань, що стосуються діяльності відділу.

9). Видає у межах своїх повноважень накази і доручення, організовує і контролює їх виконання та здійснює інші заходи, спрямовані на виконання відділом покладених на нього завдань і функцій.

Накази нормативно-правового характеру, які зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, подає на державну реєстрацію головному територіальному управлінню юстиції в Житомирській області.

10). Подає на затвердження голові облдержадміністрації проекти кошторису та штатного розпису відділу в межах визначеної граничної чисельності та фонду оплати праці його працівників.

11). Визначає ступінь та межі відповідальності працівників відділу, розробляє внутрішні документи з питань внутрішнього аудиту та надає їх на затвердження голові облдержадміністрації.

12). Розпоряджається коштами у межах затвердженого головою облдержадміністрації кошторису відділу.

13). Призначає на посаду та звільняє з посади у порядку, передбаченому законодавством про державну службу, державних службовців відділу, присвоює їм ранги державних службовців, заохочує та притягує до дисциплінарної відповідальності.

14). Здійснює добір кадрів.

15). Вживає необхідних заходів щодо навчання та підвищення кваліфікації працівників відділу з питань державного управління та аудиту.

16). Забезпечує захист державних таємниць у напрямах діяльності відділу у відповідності з чинним законодавством.

17). Бере участь у здійсненні заходів щодо запобігання корупції.

18). Забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є.

19). Забезпечує захист персональних даних.

20). Здійснює інші передбачені законом повноваження.

4. Начальник відділу повинен:

1). Знати порядок підготовки та внесення проектів нормативно-правових актів; основи державного управління, економіки, фінансів; форми та методи роботи із засобами масової інформації; правила ділового етикету; ділову мову; правила та норми охорони праці та протипожежного захисту; основні принципи роботи на комп’ютері; володіти державною мовою.

2). Дотримуватися основних принципів професійної діяльності та правил поведінки, визначених Кодексом етики, а також вимагати їх дотримання від підлеглих працівників.

3). Принципово реагувати на факти неналежної поведінки підлеглих працівників, у тому числі за повідомленнями посадових осіб структурних підрозділів облдержадміністрації, державних органів, у тому числі правоохоронних, підприємств, установ та організацій, на яких проводяться внутрішні аудити.

4). Запобігати виникненню конфлікту інтересів у діяльності підлеглих працівників, а у разі виникнення – сприяти в його оперативному розв’язанні.

5. Начальник відділу має право:

1). На безперешкодний доступ до документів, інформацій та баз даних, які стосуються аудиторських завдань, включаючи інформацію з обмеженим доступом, що надається в установленому законодавством порядку.

2). Визначати цілі, обсяг та методи аудиту, які необхідні для виконання кожного аудиторського завдання.

3). Проводити за рішенням голови облдержадміністрації планові та позапланові внутрішні аудити на об’єктах внутрішнього аудиту за напрямами, визначеними Стандартами.

4). За наслідками аудиту вносити на розгляд голови облдержадміністрації пропозиції щодо удосконалення роботи відділу, апарату облдержадміністрації, її структурних підрозділів.

5). У процесі виконання покладених на відділ завдань, у межах наданих повноважень, забезпечувати ділове листування з органами державної влади, підприємствами, установами та організаціями з питань, що стосуються діяльності відділу.

6). Брати участь у засіданні колегії, нарадах, семінарах, конференціях, засіданнях за круглим столом та інших заходах, у тому числі міжнародних, з питань, що належать до повноважень відділу.

7). Здійснювати інші заходи в межах повноважень відділу.

V. Інші положення

1. Начальник відділу несе персональну відповідальність за виконання завдань та функцій, передбачених цим Положенням.

2. У разі відсутності начальника відділу його обов’язки виконує особа, на яку згідно з розпорядженням голови облдержадміністрації покладено тимчасове виконання обов’язків начальника відділу та яка має право приймати рішення з подальшим обов’язковим інформуванням про прийняті рішення начальника відділу.

3. Права, обов’язки та відповідальність інших працівників відділу визначається їх посадовими інструкціями.

4. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників відділу визначає голова облдержадміністрації у межах відповідних бюджетних призначень.

5. Штатний розпис та кошторис відділу затверджує голова облдержадміністрації за пропозиціями начальника відділу відповідно до вимог чинного законодавства.

6. Відділ є юридичною особою публічного права, має самостійний баланс, рахунки в органах Державного казначейства, печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.