Розпорядження № 75 від 03.03.2017

Протягом І півріччя 2016 року у відділі внутрішнього аудиту проведено відповідну роботу щодо формування діяльності підрозділу, укомплектування штату відділу, розроблено ряд нормативних документів, необхідних для функціонування відділу (Порядок організації та проведення внутрішнього аудиту у Житомирській обласній державній адміністрації, її структурних підрозділах, який затверджено розпорядженням голови Житомирської обласної державної адміністрації від 09.06.2016 №174 (далі – Порядок), посадові інструкції працівників відділу, ряд інших внутрішніх документів щодо діяльності відділу, тощо), створено Базу даних об’єктів внутрішнього аудиту облдержадміністрації, підготовлено та затверджено План діяльності з внутрішнього аудиту Житомирської обласної державної адміністрації на ІІ півріччя 2016 року, тощо.

Так, згідно з Планом діяльності з внутрішнього аудиту Житомирської обласної державної адміністрації на ІІ півріччя 2016 року заплановано та здійснено шість аудитів, а саме: аудити відповідності та фінансові аудити управління охорони здоров’я Житомирської обласної державної адміністрації, департаменту праці та соціального захисту населення Житомирської обласної державної адміністрації та управління освіти і науки Житомирської обласної державної адміністрації.

Аудиторськими групами проведено фінансові аудити та аудити відповідності з оцінки діяльності зазначених бюджетних установ облдержадміністрації щодо законності та достовірності фінансової і бюджетної звітності, правильності ведення бухгалтерського обліку та оцінки діяльності установи щодо дотримання актів законодавства, планів, процедур, з питань стану збереження активів, інформації та управління державним майном за такими напрямами: виявлення слабких ланок щодо дотримання вимог нормативно – правових актів з питань законності та достовірності фінансової і бюджетної звітності, правильності ведення бухгалтерського обліку; аналіз облікової політики та її відповідності встановленим вимогам, дотримання законодавства, нормативно – правових актів та розпорядчих документів при використанні бюджетних коштів, ефективного і цільового використання коштів, виявлення слабких ланок діяльності установ щодо дотримання вимог Типової інструкції з діловодства; ведення кадрової роботи; забезпечення збереження товарно-матеріальних цінностей, стану організації правової роботи, тощо.

Питання програм аудитів по кожному з напрямів визначено відділом внутрішнього аудиту не тільки за важливістю функцій, покладених на установи облдержадміністрації, а ймовірністю настання негативних подій та розмір їх наслідків, як такі, що суттєво впливатимуть на імідж облдержадміністрації.

У ході проведених фінансових аудитів та аудитів відповідності, проведених у ІІ півріччі 2016 року, виявлено ряд недоліків та порушень, усунення яких призведе до покращення діяльності вищезазначених установ та підвищення відповідальності посадових осіб.

Причиною виявлених недоліків та порушень є недосконалий рівень забезпечення внутрішнього контролю на відповідних ділянках роботи окремими посадовими особами установ, діяльність яких підлягала внутрішньому аудиту.

Так, в установах, діяльність яких підлягала внутрішньому аудиту не розроблено жодних документів (наказів, положення, тощо) та не вжито жодних заходів щодо забезпечення внутрішнього контролю на відповідних ділянках роботи, тобто фактично проігноровано виконання вимог наказу Міністерства фінансів України від 14.09.2012 № 995 «Про затвердження Методичних рекомендацій з організації внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів у своїх закладах та у підвідомчих бюджетних установах» (із змінами), який неодноразово надсилався до структурних підрозділів облдержадміністрації для вжиття відповідних заходів. Так, не дотримано вимоги п.1.6. розділу І даного наказу, відповідно до якого організація та здійснення внутрішнього контролю в установі відбувається шляхом видання/затвердження керівниками установ ряду внутрішніх документів (наказів, розпоряджень, правил, регламентів, положень, посадових інструкцій, тощо), спрямованих на належне функціонування внутрішнього середовища, забезпечення здійснення управління ризиками, вжиття заходів контролю, налагодження комунікації та обміну інформацією в установі та здійснення моніторингу тощо; виконання функцій та завдань керівниками структурних підрозділів та працівниками установи, визначених актами законодавства та внутрішніми документами, виданими/затвердженими керівником установи, інформування керівництва про ризики, що виникають в ході виконання покладених на них завдань і функцій, вжиття відповідних заходів контролю та моніторингу, обміну інформацією тощо.

За результатами внутрішніх аудитів, проведених у ІІ півріччі 2016 року, виявлено 64 нефінансових порушення та 50 фінансових порушень на загальну суму 1326,18 тис. грн., на що зосереджено увагу керівників установ, де проводились внутрішні аудити, з метою усунення та недопущення подібних недоліків та порушень у подальшій роботі.

З метою виконання основного завдання відділу внутрішнього аудиту, усунення виявлених недоліків та порушень, їх недопущення у подальшій роботі, керівникам установ надано ряд об’єктивних та незалежних висновків та рекомендацій щодо якості функціонування системи внутрішнього контролю та її удосконалення; удосконалення системи управління; запобігання фактам незаконного, неефективного та нерезультативного використання бюджетних коштів; запобігання виникненню помилок чи інших недоліків у діяльності бюджетної установи.

За результатами проведених аудитів та виконання/впровадження аудиторських рекомендацій, об’єктами аудиту розроблено та запроваджено відповідні механізми та заходи внутрішнього контролю, за якими буде досягнута відповідна результативність та економічний ефект.

З метою забезпечення внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів у своїх закладах, діяльності з внутрішнього аудиту облдержадміністрації, відповідно до статей 6, 16, 28 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», на виконання пункту 1.4 Глави 1 Розділу ІV Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 04.10.2011 року № 1247 та зареєстрованим в Мін’юсті 20.10.2011 за №1219/1997, пункту 3 Розділу ХІ Порядку та відповідно до рішення колегії обласної державної адміністрації від 24 лютого 2017 року:

1. Структурним підрозділам облдержадміністрації, райдержадміністраціям:

1) Ужити заходів щодо удосконалення процесу забезпечення дотримання законності та ефективності використання бюджетних коштів.

2) Привести у відповідність до вимог чинного законодавства України облікову політику установ облдержадміністрації.

3) Ужити заходів щодо виконання п.1.6. Розділу І Методичних рекомендацій з організації внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів у своїх закладах та у підвідомчих бюджетних установах, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 14.09.2012 № 995.

4) Забезпечити виконання вимог чинного законодавства щодо укладання в установах колективних договорів.

5) Здійснювати дотримання єдиних та справедливих підходів до преміювання працівників бюджетних установ облдержадміністрації.

6) Забезпечити неухильне дотримання вимог постанови Кабінету Міністрів України від 18.01.2017 №15 «Питання оплати праці працівників державних органів» при нарахуванні та виплаті заробітної плати працівникам.

7) Переглянути, та, у разі необхідності, внести зміни до Регламентів установ.

8) Уживати заходи стосовно недопущення виникнення нецільового використання бюджетних коштів на сплату пені за невчасні (неповні) розрахунки з ПАТ «Укртелеком»/Житомирська філія/ за надані послуги.

9) Здійснювати контроль за повним та неухильним виконанням основних завдань, покладених на бюджетні установи облдержадміністрації, щодо забезпечення ефективного і цільового використання бюджетних коштів та контролю за достовірністю і повнотою складання звітності, дотримання принципу цільового використання бюджетних коштів.

10) Забезпечити уникнення розбіжностей по даних бухгалтерського обліку установ щодо дебіторської та кредиторської заборгованості із постачальниками товарів (робіт, послуг), шляхом здійснення звірки з постачальниками товарів (робіт, послуг).

2. Відділу внутрішнього аудиту облдержадміністрації:
1) Керуватись нормативними документами що регламентують діяльність підрозділу.

2) Дотримуватись виконання Програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту в Житомирській обласній державній адміністрації, її структурних підрозділах на 2017 рік.

3) Інформувати облдержадміністрацію до 20 січня 2018 року про результати виконання цього розпорядження.

3. Контроль за виконанням розпорядження залишаю за собою.

Завантажити розпорядження