Порядок проведення конкурсу з визначення проектів (ініціатив) інститутів громадянського суспільства, для виконання (реалізації) яких надається фінансова підтримка

Додаток

до рішення обласної ради

від   27.07.17      № 755

Порядок проведення конкурсу

з визначення проектів (ініціатив) інститутів громадянського суспільства, для виконання (реалізації) яких надається фінансова підтримка

І. Загальні положення

1. Цей Порядок установлює процедуру організації та проведення конкурсу з визначення проектів (ініціатив) інститутів громадянського суспільства, для виконання (реалізації) яких надається фінансова підтримка (далі – конкурс) за рахунок коштів обласного бюджету в рамках реалізації заходів Програми розвитку громадянського суспільства у Житомирській області на 2016-2018 роки (далі – Програма), та проведення моніторингу стану виконання (реалізації) проектів (ініціатив), визнаних переможцями конкурсу.

2. Організатором конкурсу є обласна державна адміністрація (далі – облдержадміністрація), головним розпорядником коштів – управління інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю обласної державної адміністрації (далі – управління).

3. Розгляд конкурсних пропозицій здійснює Координаційна рада з питань сприяння у розвитку громадянського суспільства при облдержадміністрації (далі – координаційна рада), склад якої затверджується розпорядженням голови облдержадміністрації.

ІІ. Подання конкурсних пропозицій

1. У конкурсі можуть брати участь інститути громадянського суспільства, проекти яких будуть реалізовуватися у Житомирській області.

2. Для участі в конкурсі інститути громадянського суспільства подають управлінню конкурсні пропозиції.

3. До початку конкурсу координаційна рада затверджує текст оголошення про проведення конкурсу, в якому зазначаються:

– перелік пріоритетних тематичних напрямків, що відповідають обласним програмам, і на виконання яких повинні спрямовуватися проекти (ініціативи), розроблені учасниками конкурсу;

– вимоги до конкурсної пропозиції та перелік необхідних документів;

– адреса, за якою приймаються конкурсні пропозиції;

– термін подання конкурсних пропозицій та проведення конкурсу.

4. Оголошення про проведення конкурсу оприлюднюються управлінням на офіційному веб-сайті облдержадміністрації.

5. Термін прийому конкурсних пропозицій – 30 календарних днів з дня оголошення початку проведення конкурсу.

6. Інститут громадянського суспільства може подавати на конкурс одну конкурсну пропозицію.

7. Члени координаційної ради не можуть бути авторами проектів (ініціатив) або входити в керівні органи інституту громадянського суспільства-учасника конкурсу.

8. Конкурсні пропозиції подаються у друкованій та електронній формі за адресою та у термін, визначені в оголошенні про проведення конкурсу.

9. Конкурсна пропозиція повинна містити:

1) заяву про участь у конкурсі, складену згідно з формою (додаток 1 до Порядку);

2) копії свідоцтва про реєстрацію інституту громадянського суспільства, його статуту (положення);

3) копію документа, виданого територіальним органом ДФС, що підтверджує включення інституту громадянського суспільства у Реєстр неприбуткових установ та організацій;

4) витяг із Реєстру неприбуткових установ та організацій на момент подання конкурсної пропозиції;

5) опис проекту (ініціативи), складений згідно з формою (додаток 1 до Порядку);

6)  інформацію про діяльність інституту громадянського суспільства протягом року до дня подання заяви (у разі, коли інститут громадянського суспільства працює менше року, – за період діяльності), складену згідно з формою (додаток 3 до Порядку).

10. Відповідальність за достовірність інформації, що міститься у конкурсній пропозиції, несе учасник конкурсу.

11. Надані конкурсні пропозиції реєструються у журналі реєстрацій конкурсних пропозицій та формуються у справи за місцем їх подання.

ІІІ. Розгляд конкурсних пропозицій

1. Зареєстровані конкурсні пропозиції вносяться на розгляд координаційної ради.

2. Координаційна рада розглядає надані конкурсні пропозиції під час своїх засідань, які вважаються правомірними, якщо на них присутні не менше двох третин її складу.

3. Члени координаційної ради визначають найкращі конкурсні проекти (ініціативи) під час індивідуального оцінювання конкурсних проектів (ініціатив) шляхом проставлення балів від 0 до 5 за такими критеріями:

– відповідність проекту (ініціативи) його (її) меті;

– реалістичність досягнення і значущість очікуваних результатів виконання (реалізації) проекту (ініціативи);

– очікувана ефективність використання бюджетних коштів (співвідношення кошторису витрат, необхідних для виконання (реалізації) проекту (ініціативи), та очікуваних результатів їх виконання (реалізації));

– рівень кадрового та матеріально-технічного забезпечення, необхідного для виконання (реалізації) проекту (ініціативи), досвід провадження діяльності у відповідній сфері.

4. Індивідуальні оціночні листи членів координаційної ради та результати оцінювання всіх конкурсних пропозицій додаються до протоколу засідання координаційної ради, який підписується присутніми на її засіданні членами.

5. Автори відібраних та оцінених координаційною радою конкурсних проектів (ініціатив), що відповідають вищезазначеним критеріям, запрошуються на засідання координаційної ради для презентації своїх проектів (ініціатив).

6. Відібрані проекти (ініціативи) оприлюднюються управлінням на офіційному веб-сайті облдержадміністрації для проведення їхнього публічного обговорення протягом 10 календарних днів з дня оприлюднення.

7. Координаційна рада на своєму черговому засіданні підсумовує результати оцінки конкурсних пропозицій та складає їх рейтинг з урахуванням результатів публічного обговорення.

Рейтинг конкурсних пропозицій впорядковується у відповідності до набраних балів від більшого до меншого.

8. У разі, коли конкурсні пропозиції набирають однакову кількість балів, вище рейтингове місце займає конкурсна пропозиція, яка має вищі результативні показники виконання (реалізації) проекту (ініціативи) із застосуванням принципу економного та ефективного використання бюджетних коштів. Відповідне рішення затверджується координаційною радою.

9. Координаційна рада на підставі рейтингу конкурсних пропозицій та в межах передбаченого обсягу фінансування приймає рішення щодо визначення переможців конкурсу та обсягів бюджетних коштів для надання фінансової підтримки з метою виконання (реалізації) кожного проекту (ініціативи).

10. На підставі рішення координаційної ради, відповідно до розпорядження голови облдержадміністрації, затверджується:

– перелік інститутів громадянського суспільства, визначених переможцями конкурсу, з якими будуть укладені договори про виконання (реалізацію) проекту (ініціативи), із зазначенням назви проекту, суми фінансової підтримки, відповідального за моніторинг та оцінку виконання (реалізацію) проекту (ініціативи);

– проміжні та підсумкові форми звітності про виконання (реалізацію) проекту (ініціативи) і моніторингу із зазначенням термінів їх подання. 

ІV. Укладення договору з переможцем конкурсу

1. Інститут громадянського суспільства-переможець конкурсу у термін, що не перевищує один місяць з дати підписання розпорядження головою облдержадміністрації, укладає договір про виконання (реалізацію) проекту (ініціативи) з головним розпорядником коштів.

2. Договір повинен містити:

– опис та план виконання (реалізації) проекту (ініціативи) із зазначенням строків та відповідальних виконавців на кожному етапі;

– обов’язки організатора конкурсу щодо фінансування проекту (ініціативи) із зазначенням строків такого фінансування;

– обов’язки інституту громадянського суспільства щодо оприлюднення та подання організаторові конкурсу інформації про час і місце проведення заходів, передбачених у рамках виконання (реалізації) проекту (ініціативи), матеріалів, підготовлених у рамках виконання (реалізації) проекту (ініціативи), проміжних та підсумкових звітів;

– права, обов’язки і відповідальність сторін у разі дострокового припинення виконання (реалізації) проекту (ініціативи) чи їх фінансування;

– умови, передбачені законодавством, та умови, щодо яких досягнуто взаємної згоди.

3. Договір повинен містити зобов’язання інституту громадянського суспільства про повернення залишку коштів у разі їх невикористання до кінця поточного року, а також повернення бюджетних коштів у разі невиконання (нереалізації) проекту (ініціативи).

4. Договір підписується головним розпорядником коштів та інститутом громадянського суспільства-переможцем конкурсу після його візування юридичним відділом апарату облдержадміністрації.

5. Члени координаційної ради та управління не можуть встановлювати додаткові вимоги до статей кошторису інституту громадянського суспільства в період розгляду проекту (ініціативи) та визначати видатки, що не можуть бути профінансовані, у разі, якщо кошторис проекту (ініціативи) складено із дотриманням даного порядку.

6. Кошти не можуть використовуватися на:

– реалізацію комерційних проектів;

– надання гуманітарної чи соціальної допомоги;

– здійснення діяльності, яка непередбачена проектом, і покриття незапланованих витрат.

7. Закупівля товарів, робіт та послуг під час реалізації проекту здійснюється відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі».

8. Під час укладання договорів з переможцями конкурсу рекомендований координаційною радою обсяг бюджетних коштів для надання фінансової підтримки з метою виконання (реалізації) ними відповідного проекту (ініціативи) може бути змінений для приведення кошторису проекту (ініціативи) у відповідність до вимог бюджетного законодавства, принципів економного та ефективного використання бюджетних коштів.

9. У разі, коли переможець конкурсу не уклав договір у місячний термін, або відмовився від виконання (реалізації) проекту (ініціативи) у письмовій формі, організатор конкурсу приймає рішення про подальше спрямування бюджетних коштів з урахуванням необхідності виконання завдань, визначених на бюджетний період організатором конкурсу.

10. Управління розміщує на офіційному веб-сайті облдержадміністрації розроблені переможцями конкурсу плани заходів та іншу інформацію, пов’язану з виконанням (реалізацією) проектів (ініціатив).

V. Здійснення моніторингу та оцінки виконання проекту.

Подання звітності

1. Інститут громадянського суспільства-переможець конкурсу:

– інформує у засобах масової інформації про проведення запланованих публічних заходів проекту та запрошує на них представників організатора конкурсу та розпорядника коштів;

– зазначає в опублікованих інформаційних матеріалах про виконання проекту у рамках Програми;

– готує та проводить спільно з управлінням звітну прес-конференцію, публічну презентацію згідно з підсумками реалізації проекту.

2. Структурні підрозділи облдержадміністрації, які, згідно з розпорядженням голови облдержадміністрації, відповідальні за моніторинг та оцінку виконання проектів (ініціатив), своїм розпорядчим документом створюють робочу групу з моніторингу та оцінки виконання відповідного проекту (ініціативи), а також затверджують термін їх проведення із врахуванням плану виконання (реалізації) проекту (ініціативи), передбаченого у договорі.

3. До складу робочої групи входять спеціалісти департаментів та управлінь облдержадміністрації, відповідні фахівці, науковці (за їх згодою), а також представники інститутів громадянського суспільства.

4. За результатами моніторингу складається звіт згідно з формою, затвердженою розпорядженням голови облдержадміністрації.

Після завершення фінансування проектів (ініціатив) складається підсумковий висновок згідно з результатами моніторингу, який надається для оприлюднення управлінню та на розгляд координаційної ради.

5. Інститут громадянського суспільства, який отримав фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, подає головному розпоряднику коштів фінансовий та підсумковий звіти про виконання договору, обсяг використаних бюджетних коштів згідно з формою та у термін, затверджені розпорядженням голови облдержадміністрації.

Підсумковий звіт повинен містити:

– опис та перелік завдань, виконаних у рамках проекту (ініціативи);

– результативні показники виконання (реалізації) проекту (ініціативи);

– у разі невиконання умов договору (повністю або частково) – причини такого невиконання;

– оцінку рівня задоволення потреб цільової аудиторії, на яку було спрямовано проект (ініціативу).

6. Після завершення фінансування проектів (ініціатив), надходження всіх фінансових та підсумкових звітів інститутів громадянського суспільства, які визнані переможцями конкурсу та отримали фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, головний розпорядник коштів готує у місячний строк підсумковий висновок щодо виконання (реалізації) кожного проекту (ініціативи), в якому зазначається інформація про:

– обсяг бюджетних коштів, наданих для виконання (реалізації) проекту (ініціативи);

– відповідність результативних показників виконання (реалізації) проекту (ініціативи)  запланованим результативним показникам та обсягу витрачених бюджетних коштів.

7. Управління оприлюднює підсумковий висновок згідно з результатами моніторингу разом із підсумковими звітами інститутів громадянського суспільства, які визнані переможцями конкурсу, отримали фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, на офіційному веб-сайті облдержадміністрації та подає їх координаційній раді.

8. Координаційна рада на підставі підсумкового висновку, згідно з результатами моніторингу і підсумкового звіту інституту громадянського суспільства, який визнаний переможцем конкурсу та отримав фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, може прийняти рішення про невиконання (нереалізацію) проекту (ініціативи), яке у триденний строк оприлюднюється управлінням на офіційному веб-сайті організатора конкурсу.

9. Організатор конкурсу на підставі рішення координаційної ради щодо невиконання (нереалізації) проекту (ініціативи) інститутом громадянського суспільства, який визнаний переможцем конкурсу та отримав фінансову підтримку за рахунок бюджетних коштів, може прийняти рішення про повернення бюджетних коштів, яке протягом трьох днів надсилається відповідному інституту громадянського суспільства.

10. Після надходження рішення організатора конкурсу про повернення бюджетних коштів, інститут громадянського суспільства у тижневий строк повертає кошти у відповідний бюджет та протягом трьох робочих днів інформує про це організатора конкурсу.

Перший заступник

голови обласної ради                                                                   С.М. Крамаренко