Розпорядження № 63 від 19.02.2018

Протягом 2017 року згідно з Планами діяльності з внутрішнього аудиту Житомирської обласної державної адміністрації здійснено шість внутрішніх аудитів структурних підрозділів облдержадміністрації, а саме: аудити відповідності та фінансові аудити діяльності служби у справах дітей Житомирської обласної державної адміністрації, управління екології та природних ресурсів Житомирської обласної державної адміністрації та управління сім’ї, молоді та спорту Житомирської обласної державної адміністрації.

План діяльності з внутрішнього аудиту Житомирської обласної державної адміністрації на 2017 рік (зі змінами) виконано у повному обсязі.

Крім того, у 2017 році проведено шість позапланових внутрішніх аудитів, а саме: аудити відповідності та фінансові аудити діяльності відділу освіти Овруцької районної державної адміністрації, Державного архіву Житомирської області та Центру перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій Житомирської обласної державної адміністрації та Житомирської обласної ради.

Аудиторськими групами проведено фінансові аудити та аудити відповідності з оцінки діяльності зазначених бюджетних установ облдержадміністрації щодо законності та достовірності фінансової і бюджетної звітності, правильності ведення бухгалтерського обліку та оцінки діяльності установи щодо дотримання актів законодавства, планів, процедур, з питань стану збереження активів, інформації та управління державним майном за такими напрямами: виявлення слабких ланок щодо дотримання вимог нормативно – правових актів з питань законності та достовірності фінансової і бюджетної звітності, правильності ведення бухгалтерського обліку; аналіз облікової політики та її відповідності встановленим вимогам, дотримання законодавства, нормативно – правових актів та розпорядчих документів при використанні бюджетних коштів, ефективного і цільового використання коштів, виявлення слабких ланок діяльності установ щодо дотримання вимог Типової інструкції з діловодства; ведення кадрової роботи; забезпечення збереження товарно-матеріальних цінностей, стану організації правової роботи, тощо.

У ході проведених у 2017 році фінансових аудитів та аудитів відповідності виявлено ряд недоліків та порушень, що зафіксовано у відповідних аудиторських звітах, усунення яких призведе до покращення діяльності вищезазначених установ та підвищення відповідальності посадових осіб.

Причиною виявлених недоліків та порушень є недосконалий рівень забезпечення внутрішнього контролю на відповідних ділянках роботи окремими посадовими особами установ, діяльність яких підлягала внутрішньому аудиту.

В установах, діяльність яких підлягала внутрішньому аудиту, здебільшого проігноровано виконання вимог Методичних рекомендацій з організації внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів у своїх закладах та у підвідомчих бюджетних установах» (із змінами), затверджених наказом Міністерства фінансів України від 14.09.2012 №995 (далі -Методичні рекомендації №995), який неодноразово надсилався до структурних підрозділів облдержадміністрації для вжиття відповідних заходів.

Внутрішній контроль включає взаємопов’язані елементи, які стосуються всіх підрозділів, дій і процесів в установі, а саме: внутрішнє середовище (середовище контролю); управління ризиками; заходи контролю; моніторинг; інформація та комунікація.

Відповідно до вимог Методичних рекомендацій №995 організація та здійснення внутрішнього контролю в установі відбувається шляхом видання/затвердження керівниками установ ряду внутрішніх документів (наказів, розпоряджень, правил, регламентів, положень, посадових інструкцій, тощо), спрямованих на належне функціонування внутрішнього середовища, забезпечення здійснення управління ризиками, вжиття заходів контролю, налагодження комунікації та обміну інформацією в установі, здійснення моніторингу тощо; виконання функцій та завдань керівниками структурних підрозділів та працівниками установи, визначених актами законодавства та внутрішніми документами, виданими/затвердженими керівником установи, інформування керівництва про ризики, що виникають в ході виконання покладених на них завдань і функцій, вжиття відповідних заходів контролю та моніторингу, обміну інформацією тощо.

За результатами внутрішніх аудитів, проведених у 2017 році, виявлено 172 нефінансових порушення та 101 фінансове порушення на загальну суму 7956,88 тис. грн., на що зосереджено увагу керівників установ, де проводились внутрішні аудити, для усунення та недопущення подібних недоліків та порушень у подальшій роботі.

З метою виконання основного завдання відділу внутрішнього аудиту, усунення виявлених недоліків та порушень, їх недопущення у подальшій роботі, керівникам установ надано ряд об’єктивних і незалежних висновків та рекомендацій щодо якості функціонування системи внутрішнього контролю та її удосконалення; удосконалення системи управління; запобігання фактам незаконного, неефективного та нерезультативного використання бюджетних коштів; запобігання виникненню помилок чи інших недоліків у діяльності бюджетної установи тощо.

За результатами проведених аудитів та виконання/впровадження аудиторських рекомендацій, об’єктами аудиту розроблено та запроваджено відповідні механізми та заходи внутрішнього контролю, за якими буде досягнута відповідна результативність та економічний ефект.

З метою недопущення порушень і недоліків, забезпечення внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів у своїх закладах за ефективним використанням державних та комунальних ресурсів, забезпечення діяльності з внутрішнього аудиту облдержадміністрації, відповідно до статей 6, 16, 28 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», на виконання пункту 1.4 Глави 1 Розділу ІV «Стандарти звітування, моніторингу, формування та зберігання справ, взаємодії з органами державної влади та оцінки якості за результатами внутрішнього аудиту» Стандартів внутрішнього аудиту, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 04.10.2011 № 1247 та зареєстрованим в Мін’юсті 20.10.2011 за №1219/1997, пункту 3 Розділу ХІ «Звітування про діяльність відділу внутрішнього аудиту» Порядку організації та проведення внутрішнього аудиту у Житомирській обласній державній адміністрації, її структурних підрозділах, затвердженого розпорядженням голови облдержадміністрації від 09.06.2016 №174, та відповідно до рішення колегії обласної державної адміністрації від 14 лютого 2018 року:

1. Структурним підрозділам облдержадміністрації, райдержадміністраціям:

1) Забезпечити економне та результативне використання ресурсів, бюджетних коштів для досягнення цілей.

2) З метою вдосконалення фінансового управління і контролю та підвищення їх якості, ужити заходів щодо впровадження Методичних рекомендацій з організації внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів у своїх закладах та у підвідомчих бюджетних установах, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 14.09.2012 №995.

3) Ужити заходів щодо удосконалення процесу забезпечення дотримання законності та ефективності використання бюджетних коштів, повного усунення виявлених порушень та інших недоліків фінансово-бюджетної дисципліни.

4) Здійснювати дотримання єдиних та справедливих підходів до преміювання працівників бюджетних установ облдержадміністрації.

5) Забезпечити неухильне дотримання вимог діючих нормативно – правових актів при нарахуванні та виплаті заробітної плати працівникам.

6) Переглянути, та, у разі необхідності, внести зміни до нормативних документів, що пов’язані з діяльністю структурних підрозділів облдержадміністрації (Регламентів, Інструкцій, Порядків, Положень тощо).

7) Уживати заходи стосовно недопущення виникнення нецільового використання бюджетних коштів на сплату пені за невчасні (неповні) розрахунки з ПАТ «Укртелеком»/Житомирська філія/ за надані послуги.

8) Здійснювати контроль за повним та неухильним виконанням основних завдань, покладених на бюджетні установи облдержадміністрації, щодо забезпечення ефективного і цільового використання бюджетних коштів та контролю за достовірністю і повнотою складання звітності, дотримання принципу цільового використання бюджетних коштів.

9) Забезпечити уникнення розбіжностей по даних бухгалтерського обліку установ щодо дебіторської та кредиторської заборгованості із постачальниками товарів (робіт, послуг), шляхом здійснення звірок з постачальниками товарів (робіт, послуг).

10) Забезпечити дотримання Бюджетного кодексу України та інших законодавчих актів України при здійсненні діяльності установи.

2. Відділу внутрішнього аудиту облдержадміністрації:

1)  Керуватись нормативними документами, що регламентують діяльність підрозділу.

2) Дотримуватись виконання Програми забезпечення та підвищення якості внутрішнього аудиту в Житомирській обласній державній адміністрації, її структурних підрозділах на 2018 рік.

3) Інформувати облдержадміністрацію до 20 січня 2019 року про результати виконання цього розпорядження.

3. Контроль за виконанням розпорядження залишаю за собою.

Завантажити розпорядження