Порядок розгляду звернень і організації особистого прийому громадян

1. Відповідно до Закону України “Про звернення громадян” обласна державна адміністрація розглядає пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги громадян (далі – звернення) та повідомляє авторів про результати розгляду.

2. Організація розгляду звернень та особистого прийому громадян в облдержадміністрації покладається на відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації, який підпорядковується заступнику голови, керівнику апарату облдержадміністрації.

3. Організація роботи щодо розгляду звернень та особистого прийому громадян в облдержадміністрації здійснюється згідно з вимогами Конституції України, Закону України “Про звернення громадян” та інших законодавчих актів, а також актів Президента України та Уряду України.

Розгляд звернень громадян

4. Письмові звернення громадян, надіслані поштою або передані до облдержадміністрації, що відповідають вимогам статті 5 Закону України “Про звернення громадян”, реєструються і попередньо опрацьовуються працівниками відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації та передаються на розгляд керівництву облдержадміністрації.

5. Порушені у зверненнях громадян до облдержадміністрації питання розглядаються головою облдержадміністрації та його заступниками відповідно до розподілу обов’язків.

6. На виконання статей 14, 15, 16 Закону України “Про звернення громадян” звернення Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються безпосередньо головою облдержадміністрації, а в разі його відсутності – особою, яка виконує його обов’язки.

7. Громадяни, які звернулися до обласної державної адміністрації, отримують відповіді про результати розгляду звернень у терміни, передбачені статтею 20 Закону України “Про звернення громадян”.

8. Відповіді громадянам готують (надають) ті відділи, управління, інші структурні підрозділи облдержадміністрації, обласні служби, райдержадміністрації, органи місцевого самоврядування, підприємства, організації, які отримали звернення на розгляд та виконання.

Відповіді громадянам підписують голова облдержадміністрації, його заступники відповідно до розподілу обов’язків або за їх дорученням керівники відділів, управлінь, інших структурних підрозділів облдержадміністрації, обласних служб, райдержадміністрацій, органів місцевого самоврядування, підприємств і організацій.

9. Відповідальність за несвоєчасне та не в повному обсязі надання відповідей громадянам за їх зверненнями несуть керівники відділів, управлінь, інших структурних підрозділів облдержадміністрації, обласних служб, райдержадміністрацій, органів місцевого самоврядування, підприємств, організацій, яким надсилались звернення на розгляд, у порядку, передбаченому чинним законодавством.

10. Контроль за своєчасним наданням відповідей громадянам за їх зверненнями до облдержадміністрації здійснюють працівники відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації.

11. За результатами розгляду звернень громадян інформації Президенту України, Секретаріату Президента України, органам державної влади України вищого рівня, народним депутатам України, засобам масової інформації, іншим органам готують відділи, управління, інші структурні підрозділи облдержадміністрації, обласні служби за дорученням голови облдержадміністрації, його заступників згідно з резолюцією. Якщо у резолюції декілька виконавців, узагальнену інформацію готує особа (галузева служба), визначена в резолюції керівництва облдержадміністрації першою, або відповідні помічники керівництва облдержадміністрації.

Зазначені інформації готуються за підписом голови облдержадміністрації, його заступників згідно з розподілом обов’язків.

Відповідальність за несвоєчасне та не в повному обсязі надання інформації несуть керівники зазначених служб у порядку, передбаченому чинним законодавством.

12. Інформації за зверненнями громадян, які готуються за підписом голови облдержадміністрації, візуються керівниками служб, яким доручався розгляд звернень, а також заступниками голови облдержадміністрації, якщо їм доручався розгляд звернень.

13. Інформації за зверненнями громадян, які готуються за підписом заступників голови облдержадміністрації, візуються керівниками служб, яким доручався розгляд звернень або помічниками заступників голови облдержадміністрації, якщо їм доручалася підготовка інформації.

14. Організаційне забезпечення та контроль за своєчасним наданням інформацій здійснюють працівники відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації.

15. Відповідно до статті 8 Закону України ”Про звернення громадян” не розглядаються:
15.1. Анонімні звернення.
15.2. Повторні звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, про що інформується громадянин.

16. Відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації періодично аналізує кількість і характер письмових та усних звернень, роботу по їх розгляду та інформує про це керівництво обласної державної адміністрації.

Організація особистого прийому громадян

17. Особистий прийом громадян здійснюється головою облдержадміністрації, його заступниками, керівниками відділів, управлінь, інших структурних підрозділів облдержадміністрації згідно з затвердженими графіками.

18. Графік особистого прийому громадян керівництвом облдержадміністрації містить дані про місце проведення, дні та години прийому, затверджується головою облдержадміністрації, оприлюднюється через засоби масової інформації.

Виїзні прийоми громадян здійснюються відповідно до графіка, затвердженого головою облдержадміністрації.

19. Графіки особистого прийому громадян у відділах, управліннях, інших структурних підрозділах облдержадміністрації, у регіональних органах виконавчої влади та місцевого самоврядування, а також графіки виїзних прийомів громадян, затверджуються відповідними керівниками та оприлюднюються.

20. В облдержадміністрації попередню співбесіду з громадянами, які прийшли на прийом до голови облдержадміністрації, його заступників та організаційне забезпечення прийому здійснюють працівники відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації спільно з помічниками керівництва облдержадміністрації.

Особистий прийом громадян головою облдержадміністрації здійснюється у відповідності з затвердженим графіком за попереднім записом. Попередній запис здійснює відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації.

21. Короткий зміст звернень громадян, з якими вони звертаються на особистому прийомі голови облдержадміністрації, його заступників вноситься працівниками відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації (помічниками керівництва облдержадміністрації) у картку обліку особистого прийому громадян.

22. Якщо питання, порушене в усному зверненні, вирішити безпосередньо під час особистого прийому неможливо, то таке звернення направляється на виконання відповідним службам, а громадянин за результатами його розгляду отримує від облдержадміністрації або від зазначених служб відповідь у терміни, визначені статтею 20 Закону України “Про звернення громадян”.

23. За бажанням громадянина відповідь на його звернення на особистому прийомі може бути як письмова, так і усна.

24. Письмова відповідь за результатами особистого прийому готується згідно з вимогами, передбаченими пунктами 8, 9, 10 цього Порядку.

25. Під час проведення особистого прийому громадян головою облдержадміністрації безпосередньо з ним на прийомі працює начальник відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації. Контроль за своєчасним наданням інформацій щодо виконання доручень голови облдержадміністрації, даних під час особистого прийому громадян, покладається на відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації.

26. Під час проведення особистого прийому громадян заступниками голови облдержадміністрації безпосередньо з ними на прийомі працюють помічники заступників голови облдержадміністрації. На них покладається контроль за виконанням доручень заступників голови облдержадміністрації, даних на особистому прийомі громадян. На відділ роботи із зверненнями громадян покладається контроль за своєчасним наданням відповідними службами інформацій на доручення заступників голови облдержадміністрації.

27. Діловодний контроль за виконанням доручень, даних керівництвом облдержадміністрації під час прийому громадян, здійснюється працівниками відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації.

28. Діловодство щодо розгляду звернень громадян в обласній державній адміністрації здійснюється в порядку, установленому Кабінетом Міністрів України, згідно з вимогами Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 № 348.

29. Відповідальність за організацію роботи та стан діловодства щодо розгляду звернень громадян несуть керівники структурних підрозділів облдержадміністрації, обласних організацій, підприємств, райдержадміністрацій, органів місцевого самоврядування.

30. Надання допомоги в організації роботи та діловодства щодо розгляду звернень громадян у структурних підрозділах облдержадміністрації, райдержадміністраціях, органах місцевого самоврядування здійснює відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації.